Corporate governance
Als grote publieke onderneming met een belangrijke maatschappelijke rol in de Nederlandse samenleving hecht Alliander aan effectief en verantwoord bestuur en toezicht, en transparante governance. Daarom past Alliander de beginselen van de Nederlandse Corporate Governance Code vrijwillig toe.
Aandeelhouders- en juridische structuur
De Alliander-groep wordt gevormd door een groep bedrijven, waaronder Liander, Qirion, Alliander Telecom, TReNT en Firan. Alliander N.V. (hierna: Alliander) staat aan het hoofd van de Alliander-groep. Alliander is een structuurvennootschap en past het volledige structuurregime toe. Alliander kent een two-tier bestuursstructuur met een Raad van Bestuur (hierna: de RvB) en een Raad van Commissarissen (hierna: de RvC). De RvB bestuurt de vennootschap en de RvC houdt toezicht. Beide raden handelen onafhankelijk van elkaar en leggen over de uitoefening van hun taken verantwoording af aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. (AvA). Alle aandelen van Alliander zijn in handen van Nederlandse provincies en gemeenten.
Governance structuur
Bepalend voor de corporate governance van Alliander zijn de wettelijke bepalingen inzake het vennootschapsrecht, inclusief het structuurregime, de statuten van Alliander en diverse interne regelingen en richtlijnen. Ook de Gaswet en de Elektriciteitswet 1998 bevatten bepalingen die van invloed zijn op de governance van Alliander. Daarnaast is de Nederlandse Corporate Governance Code van belang en de reglementen van de RvB, de RvC en zijn commissies. De statuten, diverse reglementen en overige documentatie zijn te vinden op de website van Alliander onder de rubriek ‘corporate governance’. De RvB en de RvC zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de corporate governance bij Alliander.
Nederlandse Corporate Governance Code
De Nederlandse Corporate Goverance Code (hierna: de Code) bevat principes en best practice bepalingen die de verhouding reguleren tussen de RvB, de RvC en de (algemene vergadering van) aandeelhouders. De principes en bepalingen zijn gericht op de invulling van verantwoordelijkheden voor duurzame langetermijnwaardecreatie, beheersing van risico’s, effectief bestuur en toezicht, beloningen en de relatie met (de algemene vergadering van) aandeelhouders en stakeholders. De Code is krachtens de wet van toepassing op vennootschappen waarvan de aandelen of certificaten van aandelen genoteerd zijn aan de beurs. Hoewel haar aandelen niet beursgenoteerd zijn, past Alliander de Code - voor zover mogelijk en indien van toepassing - vrijwillig toe. De Code wordt toegepast op het niveau van Alliander N.V. als holding.
Op 20 december 2022 is de geactualiseerde Code gepubliceerd met meer aandacht voor duurzaamheid, diversiteit en inclusie. Deze is in werking getreden met ingang van boekjaar 2023 en is een geactualiseerde versie van de Code uit 2016. In lijn hiermee rapporteren wij over het boekjaar 2023 voor het eerst volgens de geactualiseerde Code. In 2023 zijn de reglementen van de RvB, de RvC, de Auditcommissie en de Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie en andere interne regelingen en procedures waar nodig aangepast aan de geactualiseerde Code. Dit heeft niet geleid tot substantiële wijzigingen in de corporate governance structuur van Alliander.
Waar op ons van toepassing, leven wij de principes en best practice-bepalingen nagenoeg volledig na. Een aantal principes en best practices uit de Code is niet van toepassing op Alliander, bijvoorbeeld omdat voor ons het structuurregime geldt en het bestuur niet werkt met een executive committee. Daarnaast zijn de aandelen van Alliander in handen van lagere overheden en dus niet aan de beurs genoteerd. Ook de principes en best practice bepalingen die betrekking hebben op beloning in aandelen of opties, certificering van aandelen en institutionele beleggers zijn niet van toepassing. Het ‘pas toe of leg uit’-overzicht is te vinden op de website van Alliander onder de rubriek ‘corporate governance’ en moet worden gelezen in samenhang met dit deel van het jaarverslag en wordt geacht bij verwijzing hierin te zijn opgenomen.
Corporate Governance in hoofdlijnen
Raad van Bestuur
De RvB is verantwoordelijk voor de besturing, de continuïteit en de duurzame langetermijnwaardecreatie van Alliander. De RvB heeft een visie op duurzame langetermijnwaardecreatie ontwikkeld en een bijpassende strategie geformuleerd. De RvB houdt rekening met de effecten van het handelen van Alliander op het gebied van duurzaamheid, daaronder begrepen de effecten op mens en milieu, en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de stakeholders. Ook monitort de RvB de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en voert jaarlijks een systematische beoordeling uit van de opzet en de werking daarvan. Daarnaast is de RvB verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, het vormgeven van een cultuur die is gericht op duurzame langetermijnwaardecreatie, het identificeren en beheersen van de risico’s en financiering van de onderneming. Binnen de RvB is, buiten de collectieve verantwoordelijkheid van de RvB als geheel, een taakverdeling afgesproken. De taakverdeling is goedgekeurd door de RvC. Zowel de RvB als geheel als ieder lid van de RvB afzonderlijk is bevoegd om Alliander te vertegenwoordigen.
Aangezien Alliander een structuurvennootschap is, vindt benoeming van de leden van de RvB plaats door de RvC. Leden van de RvB worden voor onbepaalde tijd benoemd. De RvB streeft naar een gemengde samenstelling, onder meer met betrekking tot achtergrond, kennis en ervaring, geslacht en leeftijd. Leden van de RvB kunnen door de RvC worden geschorst of ontslagen (nadat de AvA over het voorgenomen ontslag is gehoord).
Raad van Commissarissen
De RvC heeft onder meer tot taak toezicht te houden op het beleid van de RvB, op de algemene gang van zaken bij Alliander en de wijze waarop de RvB de strategie voor duurzame langetermijnwaardecreatie uitvoert. Daarnaast ondersteunt de RvC de RvB middels een adviserende rol. De RvC treedt verder op als werkgever van de RvB. De RvC van Alliander is tevens ook de RvC van de netbeheerder binnen de Alliander-groep, dus van Liander N.V. Bij de uitoefening van zijn taak laat de RvC zich leiden door het belang van Alliander. Daarbij houdt de RvC rekening met de effecten van het handelen van Alliander en de met haar verbonden onderneming op mens en milieu en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de stakeholders. Daarnaast richt de RvC zich op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de integriteit en kwaliteit van de financiële- en duurzaamheidsverslaggeving van Alliander. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van zijn taken berust bij de RvC als geheel.
De leden van de RvC worden benoemd door de AvA, op voordracht van de RvC. De voordracht wordt gedaan op basis van de door de RvC opgestelde profielschets en houdt tevens rekening met het diversiteitsbeleid van de RvC. De RvC streeft naar een gemengde samenstelling, onder meer met betrekking tot achtergrond, kennis en ervaring, geslacht en leeftijd. De Ondernemingsraad en de aandeelhouders hebben een versterkt aanbevelingsrecht voor een derde van het aantal commissarissen. Leden van de RvC kunnen worden benoemd voor een periode van (maximaal) vier jaar en kunnen vervolgens worden herbenoemd voor een nieuwe periode van vier jaar. Na twee termijnen van vier jaar kan een lid van de RvC worden herbenoemd voor een nieuwe periode van twee jaar, die vervolgens nog eens met twee jaar kan worden verlengd. De maximale zittingstermijn van een lid van de RvC bedraagt dus twaalf jaar. Bij herbenoeming wordt rekening gehouden met de wijze waarop het lid zijn taak heeft vervuld in de voorbije periode en wordt alleen na zorgvuldige overweging herbenoemd. De leden van de RvC treden periodiek af volgens het rooster van aftreden dat de RvC heeft opgesteld. De RvC kan een commissaris schorsen. Een commissaris kan slechts worden ontslagen door de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam. Ook kan de AvA het vertrouwen in de RvC opzeggen. Een dergelijk besluit heeft het onmiddellijke ontslag van de leden van de RvC tot gevolg.
Commissies binnen de Raad van Commissarissen
Vanwege de omvang, de diversiteit en de complexiteit van de te behandelen onderwerpen beschikt de RvC over twee permanente commissies: een Auditcommissie en een gecombineerde Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie (hierna: de SBR-commissie). De commissies vergaderen zelfstandig en adviseren de RvC en bereiden de besluitvorming in de RvC-vergadering voor. In de RvC-vergaderingen brengen de commissies verslag uit. De commissies dragen zo bij aan een effectieve besluitvorming door de RvC. De RvC blijft als collectief verantwoordelijk voor de besluiten die zijn voorbereid door een commissie.
De Auditcommissie adviseert de RvC en bereidt de besluitvorming van de RvC voor over onder meer het toezicht op de integriteit en kwaliteit van de financiële en duurzaamheidsverslaggeving, het belastingbeleid en de groepsfinanciering, de (beoordeling van de) effectiviteit van de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de rapportages van de interne auditfunctie en de externe accountant.
De SBR-commissie bereidt de besluitvorming van de RvC voor over onder meer selectiecriteria en benoemingsprocedures voor leden van de RvC en de RvB, het functioneren van de leden van de RvB en de RvC en het te voeren beloningsbeleid voor de RvB en RvC. De commissie houdt zich ook bezig met diversiteit en inclusie, als ook met opvolgingsplanning en HR-gerelateerde zaken. Ook bereidt de commissie jaarlijks het Remuneratierapport voor.
Aandeelhouders
De AvA is het orgaan waarin de aandeelhouders hun zeggenschapsrechten ten aanzien van Alliander uitoefenen. De aandeelhouders van Alliander zijn vier Nederlandse provincies en zeventig Nederlandse gemeenten. Binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar organiseert Alliander een AvA, waarbij alle besluiten worden genomen op basis van het principe ‘één aandeel, één stem’. Tijdens de jaarlijkse AvA wordt het jaarverslag besproken, worden de jaarrekening en het dividend vastgesteld en wordt besloten over de verlening van kwijting aan de leden van de RvB en de leden van de RvC. De AvA benoemt ook de leden van de RvC. Verder komen belangrijke vennootschappelijke onderwerpen en belangrijke strategische besluiten aan de orde, die conform de wet en statuten moeten worden voorgelegd aan de AvA. Als de RvC of de RvB dat nodig vindt, kunnen extra vergaderingen worden gehouden. De RvB en de RvC stellen de agenda van de AvA vast. Ook aandeelhouders kunnen vergaderingen bijeenroepen en/of onderwerpen op de agenda plaatsen. De mogelijkheden hiervoor staan in de wet en de statuten. Alliander heeft een beleid op hooflijnen geformuleerd over (bilaterale) contacten met de aandeelhouders, waarin de diverse vormen van overleg met de aandeelhouders buiten de context van formele aandeelhoudersvergaderingen worden beschreven. Bepaalde bevoegdheden van de AvA zijn toegekend aan Commissie van Aandeelhouders. Dit betreft onder meer bevoegdheden met betrekking tot aanbeveling, benoeming en ontslag van leden van de RvC en met betrekking tot benoeming en ontslag van leden van de RvB. Verder vindt er periodiek informeel overleg tussen de RvB en de grootaandeelhouders plaats via de Klankbordgroep (ambtelijk gremium) en het Grootaandeelhoudersoverleg (bestuurlijk gremium).
Interne auditfunctie
De interne auditfunctie binnen Alliander wordt vervuld door de afdeling Internal Audit. Internal Audit heeft een onafhankelijke, objectieve functie die Alliander ondersteunt bij het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De afdeling geeft inzicht, advies en (aanvullende) zekerheid over de mate van effectiviteit van de processen inzake risicomanagement, beheersing en governance.
Internal Audit stelt jaarlijks op basis van risicoanalyse en controlebevindingen het Internal Auditjaarplan (werkplan) op na overleg met de RvB, de Auditcommissie en de externe accountant. In dit plan staan de voorgenomen auditopdrachten voor het aankomende jaar. Het Internal Auditjaarplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de RvB en vervolgens aan de RvC. Internal Audit rapporteert periodiek aan het senior management, de RvB en de Auditcommissie over audit gerelateerde onderwerpen, zoals realisatie van het Internal Auditjaarplan, belangrijke bevindingen en tekortkomingen in de opvolging van aanbevelingen. Internal Audit informeert ook de externe accountant hierover. Internal Audit valt onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de RvB en de manager Internal Audit heeft direct toegang tot de Auditcommissie en tot de externe accountant en is aanwezig bij vergaderingen van de Auditcommissie. De RvB beoordeelt jaarlijks na overleg met de Auditcommissie de wijze waarop de interne auditfunctie de taak uitvoert. Het functioneren van de interne auditfunctie wordt ten minste vijfjaarlijks beoordeeld door een onafhankelijke derde partij.
Externe accountant
De AvA benoemt de externe accountant, die is voorgedragen door de RvC. De externe accountant stelt onder meer het accountantsverslag en de managementletter op en verstrekt de controleverklaring bij de jaarrekening. De externe accountant rapporteert met betrekking tot het door hem gedane onderzoek aan de RvC en de RvB.
De Auditcommissie rapporteert jaarlijks aan de RvC over hoe de externe accountant functioneert en hoe de relatie zich ontwikkelt. Ook geeft de RvB via de Auditcommissie inzage aan de RvC in de belangrijkste discussiepunten tussen de externe accountant en de RvB naar aanleiding van de concept managementletter dan wel het concept accountantsverslag.
De externe accountant is aanwezig bij de vergaderingen van de Auditcommissie, tenzij de Auditcommissie anders bepaalt. De externe accountant woont in elk geval het gedeelte van de vergadering van de RvC bij waarin het verslag van de externe accountant over de controle van de jaarrekening wordt besproken. Daarnaast woont hij het gedeelte van de vergadering van de RvC bij over de halfjaarcijfers. Ook is de externe accountant aanwezig bij de jaarlijkse AvA om hier te kunnen worden bevraagd door aandeelhouders over zijn verklaring van getrouwheid van de jaarrekening.
Deloitte Accountants B.V. is met ingang van het boekjaar 2016 benoemd als externe accountant van Alliander. Met de controle van het boekjaar 2023 loopt het contract met Deloitte ten einde. In juli 2023 is de Europese aanbestedingsprocedure naar een nieuwe accountant afgerond. De RvC heeft, op advies van de Auditcommissie, besloten dat PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. met ingang van boekjaar 2024 de nieuwe externe accountant van Alliander wordt. De RvC heeft hiertoe besloten op basis van het tijdens de AvA van 19 april 2023 verleende mandaat.
Medezeggenschap
De medezeggenschap binnen Alliander vertegenwoordigt onze medewerkers. Alliander heeft één ondernemingsraad (OR), op het niveau van Alliander N.V. De OR wordt rechtstreeks gekozen door de medewerkers en is betrokken bij het beleid met betrekking tot de onderneming en de medewerkers. Gesprekspartner van de OR is de voorzitter van de RvB van Alliander. De OR wordt gevoed vanuit de onderdeelcommissies. De onderdeelcommissies zijn gesprekspartner van de directies van de bedrijfsonderdelen. Ook zijn er vaste commissies, die ieder een aandachtsgebied behandelen, zoals finance, HR, communicatie en veiligheid en milieu. De OR heeft in principe maandelijks overleg met de voorzitter van de RvB in een Overlegvergadering. Hierbij is ook de directeur HRM aanwezig. Leden van de RvC zijn twee keer per jaar aanwezig bij Overlegvergaderingen.
Stakeholders
We onderhouden niet alleen een nauwe relatie met onze klanten en medewerkers, maar ook met een groot netwerk van andere belangrijke stakeholders. Denk aan leveranciers, aannemers, aandeelhouders en investeerders, overheden, politiek, toezichthouders en brancheverenigingen. Met vrijwel al deze stakeholders hebben we voortdurend contact over verschillende onderwerpen en op verschillende niveaus in de organisatie. Ze zijn een belangrijke schakel om inhoud te geven aan onze duurzame langetermijnwaardestrategie. We hechten veel waarde aan een evenwichtige balans tussen de belangen van al onze stakeholders.
Andere toezichthouders
Externe organisaties houden toezicht op onder andere netbeheerder Liander, die werkt in een gereguleerde omgeving. Zij zien onder meer toe op naleving van specifieke wet- en regelgeving.
Overige aandachtsgebieden
Corporate governance is veelomvattend. Hierna volgt een toelichting op enkele overige aandachtsgebieden.
Risicomanagement en -beheersing
Risicomanagement is het bewust omgaan met onzekerheden die een negatieve invloed kunnen hebben op het realiseren van de strategie die de RvB heeft vastgesteld. Een goede werking van ons risicomanagement- en interne beheersingssysteem is daarom belangrijk. Het risicomanagement- en interne beheersingssysteem beweegt mee met interne en externe ontwikkelingen. Voor het managen van risico’s hanteren wij het ‘three lines’-model. Binnen de drie zogenoemde verdedigingslinies heeft iedere linie een eigen verantwoordelijkheid bij de beheersing en besturing:
De eerste linie is verantwoordelijk voor het signaleren, beheersen en bewaken van de risico's binnen hun processen en voor een werkend risicobeheersings- en controlesysteem.
De tweede linie ondersteunt, adviseert en coördineert kaderstellend om ervoor te zorgen dat het management de verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Daarmee verschaft deze linie aanvullende zekerheid binnen Alliander.
De derde linie geeft aanvullende zekerheid over de vraag of de eerste en tweede linie gezamenlijk voldoende in staat zijn om risico's te beheersen, zodat de organisatiedoelstellingen worden bereikt. Hierover geeft de derde linie een objectief, onafhankelijk oordeel met mogelijkheden tot verbetering. De derde linie opereert objectief en onafhankelijk van alle andere organisatieonderdelen.
Daarnaast zijn er verschillende andere maatregelen waarmee wij onze risico's beheersen, zoals de Planning- en Controlcyclus, het Risicomanagementraamwerk, het Business Control Framework, de Kwartaal In Control Update (KICU) en de Alliander accounting manual. Deze komen op verschillende plaatsen terug in dit verslag. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het toezien op de kwaliteit van de beheersing van onze toprisico’s bestaat uit drie lagen.
De Alliander Resilience Commissie heeft de CFO als voorzitter en doet aanbevelingen aan de RvB over privacy & security, compliance, risicobereidheid, risicoprofiel, externe risico verslaggevingseisen, uitzonderingen van tijdelijke aard of gebeurtenissen die afwijken van geldend risicobeleid en -bereidheid. De commissie bespreekt daarnaast risicorapportages en monitort en adviseert over de opvolging van interne en externe controles. Tot slot promoot de commissie ook de inbedding van risicomanagement- en interne beheersingsprocessen binnen de organisatieonderdelen en ketens van Alliander.
De RvB is proactief en sturend in houding en gedrag ten aanzien van risicomanagement en interne beheersing. Ieder half jaar wordt het portfolio toprisico’s besproken door de RvB en frequent staat de bespreking van specifieke risico’s op de agenda. Indien nodig stuurt hij aan op het implementeren van additionele maatregelen. Daarnaast bewaakt de RvB het risicobeheersings- en controlesysteem en toetst dit regelmatig aan de verwachtingen en ontwikkelingen bij onze belangrijkste stakeholders. De belangrijkste risico’s zijn in dit jaarverslag opgenomen in de paragraaf Risico's.
De RvC houdt toezicht op de opzet en werking van het risicobeheersings- en controlesysteem. Het portfolio toprisico’s wordt ieder half jaar in de Auditcommissie besproken. De voltallige RvC ontvangt hiervan een samenvatting. De RvB geeft toelichting op het risicorapport, de Auditcommissie betrekt dit risicorapport in het toezicht. Mogelijke aanpassingen op het risicomanagementbeleid worden voorgelegd aan de Auditcommissie voordat deze doorgevoerd worden.
Integriteit
We vinden het belangrijk dat al onze stakeholders vertrouwen hebben in onze organisatie en dat er een veilig werkklimaat is voor iedereen bij Alliander. Wij hechten veel waarde aan integriteit en een open, eerlijke cultuur. Dat verkleint de kans op misstanden en onregelmatigheden. Binnen Alliander bestaan diverse regelingen die te maken hebben met integriteit.
Gedragscodes
Alliander streeft ernaar een (sociaal) veilige organisatie te zijn met een (sociaal) veilige werkomgeving. Een organisatie waarin alle medewerkers handelen in het belang van de organisatie en de maatschappij en zich op hun gemak voelen en zichzelf kunnen zijn. Dit betekent de goede dingen doen (in lijn met onze strategie) op de goede manier (volgens onze waarden), met onze gedragscode als basis. In de gedragscode staat onder andere hoe we omgaan met elkaar, zakelijke en privébelangen, bedrijfseigendommen en veiligheid, gezondheid en milieu. Zo beschermen we klanten, relaties en de reputatie van Alliander en zorgen we samen voor een prettige en veilige werkomgeving. Overtredingen van de gedragsregels worden rechtvaardig behandeld maar kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen die, afhankelijk van de ernst van het geval, variëren van een (officiële) waarschuwing tot beëindiging van het dienstverband. Onze medewerkers signaleren mogelijke misstanden vaak als eerste. Om mogelijke misstanden in een vroegtijdig stadium te kunnen identificeren en adresseren, is er een ‘Spreek je uit’ beleid waarin staat beschreven waar en hoe medewerkers ongewenste gedragsvormen kunnen melden. Hiervoor zijn diverse regelingen, namelijk: ‘melden vermeende misstanden’, 'klachtenregeling ongewenst gedrag’ en ‘algemene bezwarenregeling'.
De RvB ziet toe op de werking en de naleving van de Alliander gedragscode. De RvB informeert de (Auditcommissie van de) RvC halfjaarlijks over de bevindingen en observaties ten aanzien van de werking en de naleving. Hier liggen onderzoeken naar vermoedens van schending van de Alliander gedragscode aan ten grondslag. De afdeling Internal Audit fungeert als fraudemeldpunt. Hier is specialisme aanwezig voor onderzoek naar gemelde situaties. Eén medewerker van het fraudemeldpunt is lid van de organisatie van gecertificeerde fraude-onderzoekers (ACFE) met permanente educatieverplichting. Het fraudemeldpunt rondde in het verslagjaar 32 onderzoeken naar fraude- en incidentmeldingen af. Naar aanleiding daarvan besloot in 15 gevallen het betrokken management tot het opleggen van een maatregel of sanctie, waaronder het ontbinden van de arbeidsovereenkomst middels een vaststellingsovereenkomst. Los van fraude- en incidentmeldingen is door leidinggevenden op basis van houding en (grensoverschrijdend) gedrag en/of het functioneren van de medewerker in 28 gevallen besloten een sanctie op te leggen, variërend van een officiële waarschuwing tot een vaststellingsovereenkomst. Elke nieuwe medewerker krijgt bij indiensttreding, bestuurders en inhuur inbegrepen, de Gedragscode aangeboden. Daarnaast volgen medewerkers verplicht een e-learning waarin onderwerpen van de gedragscode aan de orde komen. De e-learning helpt medewerkers om nog bewuster te worden van integer handelen. Ook wordt in teamoverleggen aandacht besteed aan integriteit en hoe om te gaan met dilemma’s op dit gebied. Het gaat hierbij onder meer om onderwerpen als een veilige werkomgeving, anti-corruptie, het voorkomen van belangenverstrengeling, het omgaan met geschenken en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Ook verschijnen geregeld artikelen en/of blogs van bestuurders en directeuren op intranet waarin aandacht is voor integriteitsrisico’s.
Bij de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten willen wij alle geldende wetten, regels en voorschriften naleven en streven we continu naar verbetering van onze sociale en milieuprestaties binnen de volledige waardeketen. Bij de inkoop van producten en diensten is ethisch en eerlijk zakendoen ons uitgangspunt. Voor de eisen die we aan leveranciers en andere partijen stellen, hanteren we een aparte gedragscode: de ‘Alliander Gedragscode voor Leveranciers’. Deze eisen hebben onder meer betrekking op onderwerpen als het verbod op kinderarbeid, onvrijwillige arbeid en discriminatie, veiligheidseisen, milieueisen en arbeidsvoorwaarden. Alliander verwacht van leveranciers naleving van deze Gedragscode in hun eigen bedrijfsvoering en in de relatie met hun toeleveranciers. Bij overtreding van de Gedragscode kunnen sancties worden opgelegd, zoals beëindiging van het contract of het tijdelijk staken van werkzaamheden al dan niet in combinatie met een ingebrekestelling.
Klachtenregelingen
De Klachtenprocedure ongewenst gedrag, de Regeling melden vermeende misstanden en een Klokkenluidersregeling zijn van kracht om vermoedens van misstanden op een veilige, gestructureerde manier te kunnen melden. Daarnaast biedt de Bezwarenregeling arbeidsvoorwaardelijke zaken – voorheen alleen van toepassing op reorganisaties – de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen alle arbeidsvoorwaardelijke besluiten. Ook kunnen medewerkers terecht bij vertrouwenspersonen binnen Alliander. In 2023 hebben onder andere door personeelsverloop twee vertrouwenspersonen hun rol beëindigd, wat het aantal eind 2023 op vier personen brengt bij wie medewerkers terecht kunnen die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag zoals discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld. Momenteel wordt gezocht naar invulling van de vacatures voor vertrouwenspersoon, om daarmee het aantal vertrouwenspersonen weer naar zes te brengen. In 2023 ontvingen de vertrouwenspersonen 83 meldingen van medewerkers.
De “Klokkenluidersregeling” moedigt medewerkers aan om elke klacht of ongewenste situatie binnen de organisatie te melden. Ze kunnen dit intern melden bij hun leidinggevende, het fraudemeldpunt of bij de functionaris Klokkenluidersregeling. Meldingen kunnen ook (anoniem) worden gedaan bij een externe partij onder bescherming van de Klokkenluidersregeling. De functionaris Klokkenluidersregeling voorziet de RvB en de (Auditcommissie van de) RvC eens per halfjaar van een overzicht van de ontvangen meldingen onder de Klokkenluidersregeling en de opvolging daarvan. (Vermoedens van) materiële misstanden en onregelmatigheden worden onmiddellijk aan de voorzitter van de RvC gerapporteerd.
Richtlijn Voorkomen Marktmisbruik
De aandelen van Alliander zijn weliswaar niet aan de beurs genoteerd, maar Alliander heeft wel beursgenoteerde obligatieleningen uitgegeven. Deze obligaties staan genoteerd aan de beurs van Amsterdam. Daarom hanteert Alliander de Richtlijn Voorkomen Marktmisbruik. Deze richtlijn is een nadere uitwerking van de Alliander Gedragscode en de Europese Verordening Marktmisbruik. De Richtlijn beoogt duidelijk te maken dat het voor medewerkers niet is toegestaan voorwetenschap te delen, het ook niet toegestaan is met voorwetenschap privé te handelen in financiële instrumenten van Alliander. In de Richtlijn zijn de gedragsregels vastgelegd. Deze richtlijn is ook van toepassing op de leden van de RvB en de RvC. In 2023 is Alliander niet betrokken geweest bij juridische geschillen of gerechtelijke uitspraken over marktmisbruik.
In de reglementen van de RvB en de RvC is opgenomen dat leden van de RvB en van de RvC zich met betrekking tot bezit van en transacties in effecten in beursgenoteerde vennootschappen dienen te houden aan alle voorschriften op het gebied van openbaarmaking en handel met voorwetenschap, die vanuit wet- of beursregelgeving daarop van toepassing zijn.
Privacy en security
Het is onze verantwoordelijkheid om onze systemen te beschermen tegen hackers en informatiebeveiligingsincidenten (security) en goed om te gaan met persoonsgegevens van zowel onze klanten als onze medewerkers (privacy). Binnen onze organisatie is de Corporate Privacy Officer (CPO) centraal aanspraakpunt op het gebied van privacy. In lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld voor toezicht op naleving van de AVG met betrekking tot persoonsgegevens. Per organisatieonderdeel zijn er Privacy Officers, die aan de CPO op het gebied van privacy rapporteren. De Chief Information Security Officer (CISO) is centraal aanspreekpunt op het gebied van security. De experts op het gebied van security maken onderdeel uit van het CISO Office, waaraan de CISO leiding geeft. Het CISO Office voert eerste- en tweedelijns werkzaamheden uit op het gebied van security, waarbij de eerstelijns werkzaamheden gericht zijn op de security van de organisatieonderdelen en de tweedelijns werkzaamheden gericht zijn op de digitale weerbaarheid van de gehele Alliander organisatie.